Rabu, 12 November 2014

Analisis SWOT : (Peluang, Ancaman, Kesempatan & Hambatan) Koperasi Indonesia

Analisis SWOT :
(Peluang, Ancaman, Kesempatan & Hambatan) Koperasi Indonesia

Apa Itu Analisis SWOT ?
ANALISIS SWOT adalah suatu bentuk analisis situasi dengan mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis terhadap kekuatan-kekuatan (Strengths) dan kelemahan-kelemahan (Weaknesses) suatu organisasi dan kesempatan-kesempatan (Opportunities) serta ancaman-ancaman (Threats) dari lingkungan sekitar untuk merumuskan strategi yang tepat bagi organisasi. Hal ini melibatkan penentuan tujuan organisasi dan mengidentifikasi faktor-faktor internal serta eksternal yang baik dan menguntungkan untuk mencapai tujuan itu. Metode SWOT ini dibuat oleh Albert Humphrey, yang pada waktu itu (dasawarsa 1960-an dan 1970-an) sedang memimpin proyek riset pada Universitas Stanford dengan menggunakan data dari berbagai perusahaan. Analisis SWOT dibuat berdasarkan logika yang dapat memaksimalkan peluang namun secara bersamaan dapat meminimalkan kekurangan dan ancaman. Analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal dan faktor internal organisasi:
Analisa ini terbagi atas empat komponen dasar yaitu :
1. Strength (S), adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari organisasi atau program pada saat ini.
2. Weakness (W), adalah situasi atau kondisi yang merupakan kelemahan dari organisasi atau program pada saat ini.
3. Opportunity (O), adalah situasi atau kondisi yang merupakan peluang diluar organisasi dan memberikan peluang berkembang bagi organisasi dimasa depan.
4. Threat (T), adalah situasi yang merupakan ancaman bagi organisasi yang datang dari luar organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi dimasa depan.
Selain empat komponen dasar ini, analisa SWOT, dalam proses penganalisaannya akan berkembang menjadi beberapa Subkomponen yang jumlahnya tergantung pada kondisi organisasi. Sebenarnya masing-masing subkomponen adalah pengejawantahan dari masing-masing komponen, seperti Komponen Strength mungkin memiliki 12 subkomponen, Komponen Weakness mungkin memiliki 8 subkomponen dan seterusnya.
Ø Jenis-Jenis Analisis SWOT:
1. Model Kuantitatif
Sebuah asumsi dasar dari model ini adalah kondisi yang berpasangan antara S dan W, serta O dan T. Kondisi berpasangan ini terjadi karena diasumsikan bahwa dalam setiap kekuatan selalu ada kelemahan yang tersembunyi dan dari setiap kesempatan yang terbuka selalu ada ancaman yang harus diwaspadai. Ini berarti setiap satu rumusan Strength (S), harus selalu memiliki satu pasangan Weakness (W) dan setiap satu rumusan Opportunity (O) harus memiliki satu pasangan satu Threath (T).
Kemudian setelah masing-masing komponen dirumuskan dan dipasangkan, langkah selanjutnya adalah melakukan proses penilaian. Penilaian dilakukan dengan cara memberikan skor pada masing -masing subkomponen, dimana satu subkomponen dibandingkan dengan subkomponen yang lain dalam komponen yang sama atau mengikuti lajur vertikal. Subkomponen yang lebih menentukan dalam jalannya organisasi, diberikan skor yang lebih besar. Standar penilaian dibuat berdasarkan kesepakatan bersama untuk mengurangi kadar subyektifitas penilaian.
2. Model Kualitatif
Urut-urutan dalam membuat Analisa SWOT kualitatif, tidak berbeda jauh dengan urut-urutan model kuantitatif, perbedaan besar diantara keduanya adalah pada saat pembuatan subkomponen dari masing-masing komponen. Apabila pada model kuantitatif setiap subkomponen S memiliki pasangan subkomponen W, dan satu subkomponen O memiliki pasangan satu subkomponen T, maka dalam model kualitatif hal ini tidak terjadi. Selain itu, SubKomponen pada masing-masing komponen (S-W-O-T) adalah berdiri bebas dan tidak memiliki hubungan satu sama lain. Ini berarti model kualitatif tidak dapat dibuatkan Diagram Cartesian, karena mungkin saja misalnya, SubKomponen S ada sebanyak 10 buah, sementara subkomponen W hanya 6 buah.
Sebagai alat analisa, analisa SWOT berfungsi sebagai panduan pembuatan peta. Ketika telah berhasil membuat peta, langkah tidak boleh berhenti karena peta tidak menunjukkan kemana harus pergi, tetapi peta dapat menggambarkan banyak jalan yang dapat ditempuh jika ingin mencapai tujuan tertentu. Peta baru akan berguna jika tujuan telah ditetapkan. Bagaimana menetapkan tujuan adalah bahasan selanjutnya yaitu membangun visi-misi organisasi atau program.

Persiapan dalam melakukan analisis SWOT
Sebelum anda melakukan diagnosis terhadap organisasi anda, maka yakinkan dulu bahwa seluruh informasi yang berkaitan dengan organisasi telah dengan mudah anda dapatkan (termasuk SDM anggota anda). Hal ini agar menghindari kesalahan dalam melakukan diagnosis organisasi. Informasi-informasi tersebut didapatkan dengan cara melibatkan seluruh pelaku organisasi, sehingga para anggota organisasi pun terbuka terhadap segala kompetensi yang mereka miliki, yang nantinya sangat bermanfaat bagi organisasi. 
   Selanjutnya, janganlah bersikap otoriter dalam mengambil data untuk didiagnosis. Karena jika ada pemimpin yang otoriter dan tidak mampu menampilkan data yang otentik, maka akan terjadi kesalahan dalam mendiagnosis yang berdampak pada kesalahan mengambil strategi kedepan untuk organisasi. Untuk itu bersikap terbukalah dan demokratis terhadap seluruh pelaku organisasi. Dan penting diketahui bahwa dalam melakukan analisis SWOT, pengetahuan dan pemahaman akan visi/ misi organisasi harus diketahui secara baik, sehingga analisis akan mengarah pada pencapaian tujuan organisasi. 

Matriks SWOT
Yang anda lakukan selanjutnya yakni mendata seluruh indikasi organisasi secara jelas, sehingga memudahkan dalam mencari strategi yang tepat dan efektif. Untuk memudahkan menganalisis gunakanlah matriks SWOT. Matriks SWOT adalah alat untuk menyusun faktor-faktor strategis organisasi yang dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi organisasi dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Analisis ini dalam dunia kedokteran dimisalkan sebagai sebuah alat diagnosa untuk mendeteksi dan menemukan jenis penyakit pada pasien, dengan cara menampung/mendata terlebih dahulu keluhan-keluhan yang diutarakan pasien.
   Dalam menyajikan matrik SWOT, Kekuatan (Strengths) harus didata oleh pelaku organisasi. Dengan kata lain menampung seluruh kekuatan lembaga atau organisasi yang mencakup SDM, kantor atau sekretariat, jaringan dan sarana prasarana yang dimiliki. Kelemahan (Weaknesses) juga mencakup yang kelemahan-kelemahan internal organisasi yang demikian itu. Sehingga Strengths dan Weaknesseses adalah kondisi internal lembaga yang dirasakan atau ditemukan saat ini. Setelah itu pikirkan dan lihatlah di luar organisasi (lingkungan masyarakat dan sekitarrnya) begitu banyak Kesempatan (Opportunities), segera anda tuliskan lalu data potensi eksternal itu. Adapun kondisi eksternal yang mengusik eksistensi lembaga anda berupa Ancaman (Threats) juga perlu anda data. Untuk memudahkan anda dalam pendataan, anda dapat menggunakan tabel diagnosis SWOT.
Kita dapat memerinci lebih banyak untuk setiap unsur-unsur di atas sesuai dengan tujuan yang akan dicapai. Pernyataan Kekuatan dengan menyatakan kondisinya sehat dan memiliki harta kekayaan yang cukup bisa tidak relevan atau menurut skala Lickert hanya punya point rendah saja. Yang utama untuk disebut sebagai Kekuatan adalah : “Memiliki laboratorium dan uji produk untuk meningkatkan kualitas produk yang telah disertifikasi”. Pernyataan kekuatan ini bisa memiliki skore tinggi dibanding lainnya. Keterjebakan dalam merancang SWOT adalah menuliskan semua kekuatan sebagai faktor penting, padahal pernyataan yang dibuat relevansinya rendah dengan tujuan atau sasaran SWOT. Ketidaktepatan ini menimbulkan persepsi bahwa kekuatan yang disebutkan, faktanya tidak digunakan untuk mengatasi ancaman atau untuk memperkuat peluang. Demikian juga, terlalu unik dan spesifik, membatasi pernyataan strategi menjadi kaku dan sulit dikembangkan.
Demikian pula dengan “Ancaman”. Jika orientasi perusahaan bukan pasar ekspor dan tidak ada dan tidak akan terjadi serbuan barang impor, maka kebutuhan terhadap sumber daya berkualitas berada pada nomor urut ke sekian dan produk yang tidak memenuhi syarat ekspor sama sekali bukan ancaman. Bisa jadi kelemahannya pada harga atau kebijakan penjualan (Kelemahan). Di sinilah pentingnya menegasi tujuan pembuatan SWOT. Namun, jika tujuan perusahaan dalam analisis SWOT adalah perluasan pasar, maka perusahaan sehat dan modal berlimpah menjadi relevan dan memiliki skor tinggi. Tapi, jika punya peluang penawaran dari kreditor karena kekuatannya adalah relasi dengan bank terjalin baik, maka skor ini bisa lebih tinggi dari modal berlimpah.
Kolom berikutnya, yaitu kolom di tengah adalah untuk pernyataan Strategi. S-T Strategy adalah pernyataan untuk memanfaatkan kekuatan dengan melihat peluang. Pada contoh di atas, maka pernyataan strateginya berfokus pada pemanfaatan laboratorium untuk menelaah produk berkualitas ekspor. Demikian juga S-T, W-O, dan W-T adalah bentuk-bentuk strategik untuk menjelaskan.
Setelah kita isi semua kolom, maka tandai yang sama dan ambil salah satu. Dari sini kita akan mendapatkan pernyataan strategi yang relevan untuk ditindaklanjuti.
Apabila kita belum menemukan secara spesifik sewaktu membuat SWOT, maka pernyataan strateginya akan lebih bersifat global dan tidak jelas langkah taktis apa yang ditemukan. Namun, jika yang kita buat tepat, maka peluang untuk mendapatkan pemahaman baru yang sebelumnya tidak tampak, akan terlihat dengan memerinci dan menganalisis dengan model ini.
Untuk mendapatkan analisis yang baik, lakukan proses analisis SWOT berkali-kali, buang yang tidak relevan dan peluang untuk mendapatkan strategi yang lebih akurat/relevan muncul. Kita bisa membandingkan dengan asumsi awal yang biasanya sudah masuk ke dalam pikiran sebelum SWOT ini dibuat.
Ø SWOT untuk organisasi
Dalam sebuah organisasi biasanya setiap awal periode kepengurusan akan dilaksanakan pembuatan rencana program kerja, untuk itu biasanya akan dilakukan sebuah analisis kondisi mengenai suatu organisasi tersebut. Analisis SWOT biasanya dicantumkan dalam GBHK (Garis-garis Besar Haluan Kerja) yang menjelaskan tentang kondisi lingkungan organisasi baik kondisi internal maupun external.
Analisis SWOT ini merupakan sebuah “penyelidikan” tentang situasi dan kondisi dalam suatu lingkungan. Contohnya adalah:
“Ada sebuah organisasi yang akan membuat program kerja, untuk itu mereka harus tahu tentang kondisi organisasi mereka dan lingkungan dimana organisasi itu berada. Untuk itu mereka melakukan analisis SWOT, pertama S, yaitu dengan mengetahui kekuatan organisasi –dalam hal ini, kekuatan bisa diartikan sebagai kondisi yang menguntungkan untuk organisasi- tersebut. Misalnya, pengurus yang setia terhadap organisasi, atau kas organisasi yang banyak, dll. Kedua W, yaitu dengan mengetahui kelemahan organisasi –dalam hal ini, kelemahan bisa diartikan sebagai suatu kondisi yang merugikan untuk organisasi- tersebut. Misalnya, kondisi anggota yang tidak aktif, dana yang tak ada, dll.
Ketiga O, yaitu dengan mengetahui kesempatan organisasi – dalam hal ini bisa diartikan sebagai suatu hal yang bisa menguntungkan jika dilakukan namun jika tidak diambil bisa merugikan, atau sebaliknya. Misalnya, sumber dana ada bila diminta. Keempat T, yaitu dengan mengetahui ancaman organisasi – dalam hal ini bisa diartikan sebagai suatu hal yang akan menghambat atau mengancam selama perjalanan kepengurusan. Misalnya, banyak pengurus dan anggota yang tidak aktif.
Setelah dilakukan analisis SWOT maka jadi mengetahui kondisi nyata apa yang terjadi di lingkungan internal dan external organisas, maka dapat mulai membuat rencana program kerja yang sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan dan mampu untuk dilaksanakan oleh pengurus tersebut.”


Tidak ada komentar:

Posting Komentar